Nachkalkulation: Warum der Gewinn oft woanders liegt als gedacht
Viele Betriebe wissen erst am Jahresende, ob sich ein Auftrag gelohnt hat. Dabei lässt sich das nach jedem Projekt ausrechnen - mit drei Zahlen, die ohnehin schon vorliegen.
Stand: 16. Juni 2026
Es gibt einen Satz, den man in Projektgeschäften jeder Art hört: «Das Projekt lief gut.» Fragt man nach, worauf sich das stützt, kommt meistens eine Mischung aus Bauchgefühl und Erinnerung. Der Kunde war zufrieden, es gab keinen Ärger, die Rechnung ist bezahlt.
Ob dabei Geld verdient wurde, steht auf einem anderen Blatt. Und das steht selten irgendwo.
Warum der Jahresabschluss die falsche Frage beantwortet
Die meisten Betriebe erfahren einmal im Jahr, wie es um sie steht. Der Steuerberater legt den Abschluss vor, unten steht eine Zahl, und die ist entweder erfreulich oder nicht.
Was diese Zahl nicht sagt: welche Projekte sie erzeugt haben. Ein Jahr mit ordentlichem Gewinn kann aus zwanzig guten Aufträgen und fünf katastrophalen bestehen. Solange man die fünf nicht kennt, wiederholt man sie.
Genau das leistet die Nachkalkulation. Sie rechnet nicht das Jahr, sondern den einzelnen Auftrag.
Das gilt für einen Malerbetrieb genauso wie für eine Beratung, ein Planungsbüro oder einen Freelancer im Projektgeschäft. Wer gegen Aufwand arbeitet oder pauschal anbietet, hat dasselbe Problem: Der Preis steht vorher fest, die Kosten entstehen danach.
Wie man die Marge eines Projekts berechnet
Erlös minus Fremdkosten minus Personalkosten gleich Marge. Mehr ist es im Kern nicht.
Der Aufwand steckt nicht in der Formel, sondern darin, die drei Zahlen sauber zu bekommen. Und dabei passieren die Fehler.
Erlös: was tatsächlich fakturiert wurde
Nicht das, was im Angebot stand. Zwischen Angebot und Schlussrechnung liegen Nachträge, Rabatte, Kulanz und der eine Posten, den man nicht abgerechnet hat, weil es unangenehm gewesen wäre.
Bei Pauschalprojekten ist es noch deutlicher: Der Erlös steht von Anfang an fest. Alles, was an Mehraufwand dazukommt, geht direkt von der Marge ab - und zwar unsichtbar, weil sich an der Rechnung nichts ändert.
Fremdkosten: alles, was von aussen zugekauft wurde
Je nach Geschäft sieht das völlig unterschiedlich aus. Im Handwerk sind es Material, Fremdleistungen, Entsorgung, gemietete Geräte. In der Beratung sind es Reisekosten, freie Mitarbeiter, Lizenzen, zugekaufte Recherche oder Übersetzungen.
Der häufigste Fehler ist dabei nicht Vergessen, sondern falsche Zuordnung. Eine Eingangsrechnung über 4.200 Euro betrifft drei Projekte, wird aber einem zugeordnet - oder gar keinem, weil die Aufteilung mühsam ist. Damit ist ein Projekt zu teuer und zwei sind zu billig, und alle drei Zahlen sind falsch.
Personalkosten: der Posten, der am meisten unterschätzt wird
Hier trennt sich Rechnen von Schätzen. Personalkosten sind erfasste Stunden mal internem Kostensatz - und der interne Kostensatz ist nicht der Lohn.
Eine Mitarbeiterin mit 5.500 Euro Monatsgehalt kostet den Betrieb deutlich mehr: Sozialabgaben, Versicherungen, Urlaub, Feiertage, Krankheit, Weiterbildung, Arbeitsplatz, Ausstattung. Je nach Rechenweise landet man bei einem Faktor zwischen 1,3 und 1,8 auf das Bruttogehalt.
Und dann kommt der zweite Teil: Diese Kosten verteilen sich nicht auf alle bezahlten Stunden, sondern nur auf die verrechenbaren. Wer Urlaub, Krankheit, Akquise, Verwaltung, Weiterbildung und Leerlauf abzieht, landet oft bei 1.200 bis 1.500 produktiven Stunden im Jahr statt der nominellen 1.800 und mehr.
Wer allein arbeitet, hat dasselbe Problem in verschärfter Form: Angebote schreiben, Buchhaltung, Akquise und Weiterbildung sind Arbeitszeit, die niemand bezahlt. Sie muss trotzdem aus den verrechenbaren Stunden gedeckt werden.
Rechnet man mit dem Stundenlohn statt mit dem echten Kostensatz, erscheint jedes Projekt profitabler, als es ist. Bei einer Marge von zwölf Prozent reicht dieser eine Fehler, um aus Gewinn Verlust zu machen, ohne dass es jemand merkt.
Welche Muster die Nachkalkulation sichtbar macht
Wer Projekt für Projekt nachrechnet, stösst fast immer auf dieselben drei Muster - und keines davon zeigt sich im Jahresabschluss.
Kleine Aufträge tragen sich nicht. Anbahnung, Abstimmung, Einarbeitung und das Schreiben der Rechnung fallen unabhängig von der Auftragsgrösse an. Bei einem Auftrag über 800 Euro frisst das die Marge, bei einem über 40.000 fällt es nicht ins Gewicht.
Ein Kunde ist teurer als der Rest. Nicht beim Preis, sondern im Aufwand. Drei Abstimmungstermine statt einem, vier Änderungswünsche, zahlt nach der zweiten Mahnung. Das steht in keiner Rechnung, aber in den Stunden.
Eine Leistungsart ist chronisch unterkalkuliert. Oft die, die man am längsten anbietet und deren Preis seit Jahren steht, während die Kosten gestiegen sind.
Keines dieser Muster sieht man im Jahresabschluss. Alle drei sieht man nach zehn nachkalkulierten Projekten.
Eine Marge ist noch kein Gewinn
Ein Punkt, der leicht übersehen wird: Der interne Kostensatz deckt eine Person, nicht den Betrieb. Miete, Buchhaltung, Geschäftsführung und Fahrzeuge stecken nicht darin - sie lassen sich einem einzelnen Projekt auch nicht sinnvoll zurechnen, weil jeder Verteilschlüssel willkürlich wäre.
Die Marge aus der Nachkalkulation steht deshalb vor Gemeinkosten. Sie sagt, was ein Projekt zum Betrieb beiträgt, nicht was es abwirft.
Als Faustregel: Wer einen Gemeinkostenzuschlag von 25 Prozent hat, braucht rund 20 Prozent Projektmarge, um die Nulllinie zu erreichen. Ein Projekt mit zwölf Prozent sieht in der Auswertung positiv aus und zehrt trotzdem an der Substanz.
Der Einwand: «Dafür haben wir keine Zeit»
Berechtigt - wenn man es als eigene Aufgabe versteht. Ein Nachmittag pro Projekt mit Tabellenkalkulation rechnet sich nicht.
Der Punkt ist: die Daten liegen ohnehin vor. Die Stunden sind erfasst, weil Löhne gezahlt oder Leistungen abgerechnet werden müssen. Die Eingangsrechnungen sind gebucht, weil sie bezahlt werden müssen. Die Ausgangsrechnung ist geschrieben.
Es fehlt nur die Verknüpfung: dass jede Stunde und jeder Beleg einem Projekt zugeordnet ist. Ist das der Fall, ist die Nachkalkulation keine Arbeit mehr, sondern eine Abfrage.
Der Aufwand liegt also nicht im Rechnen, sondern in der Disziplin bei der Erfassung. Und die zahlt sich ohnehin aus - auch für Fragen wie «Wie viel Zeit steckt schon in diesem Projekt?», die man mittendrin beantworten können sollte, nicht danach.
Wie Sie mit der Nachkalkulation anfangen
Wer nicht alles auf einmal umstellen will:
Nehmen Sie die drei grössten Projekte des letzten Jahres und rechnen Sie sie nach. Rückwirkend, von Hand, einmalig. Das dauert ein paar Stunden und sagt mehr über den Betrieb aus als der halbe Jahresabschluss.
Rechnen Sie einen ehrlichen internen Kostensatz aus. Einmal, für jede Lohnstufe - und für sich selbst. Das ist die Zahl, an der die meisten Kalkulationen scheitern.
Erst dann automatisieren. Wer weiss, was er sehen will, richtet die Erfassung sinnvoll ein. Wer zuerst ein System einführt und dann überlegt, misst am Ende das Falsche.
In Pulse ist die Nachkalkulation ein Reiter auf der Projektseite: Erlös aus den gestellten Rechnungen, Fremdkosten aus den zugeordneten Eingangsrechnungen, Personalkosten aus den erfassten Zeiten mal hinterlegtem Kostensatz. Was fehlt, wird als fehlend angezeigt - eine Person ohne hinterlegten Satz erzeugt eine Warnung, keine stillschweigende Null.