Nachträge: Wo Projekte still ihre Marge verlieren

Es gibt eine bestimmte Sorte Projekt, die am Ende deutlich weniger abwirft als geplant, ohne dass jemand sagen könnte, woran es lag. Nichts ist schiefgegangen. Es gab keinen Streit, keine Verzögerung, keinen Fehler. Es war nur alles ein bisschen mehr als gedacht.

Dieses «ein bisschen mehr» hat einen Namen. Es sind Nachträge, die keine geworden sind.

Wie Mehraufwand entsteht

Fast immer auf dieselbe Weise: nicht als Ereignis, sondern als Reihe von Kleinigkeiten, von denen keine einzeln der Rede wert scheint.

Der Kunde ruft an und fragt, ob man nicht noch schnell etwas anders machen könnte. Der Ansprechpartner wechselt und will das Konzept nochmal erklärt bekommen. Die Datei kommt in einem Format, das erst konvertiert werden muss. Es gibt eine dritte Korrekturschleife, obwohl zwei vereinbart waren.

Jeder dieser Punkte kostet eine halbe bis zwei Stunden. Jeder einzelne ist zu klein, um dafür eine Diskussion anzufangen. Und zusammen sind es dreissig Stunden auf einem Projekt, das mit hundert kalkuliert war.

Warum Mehraufwand selten angesprochen wird

Die Gründe sind nachvollziehbar, und genau das macht sie gefährlich.

Es wirkt kleinlich. Wegen anderthalb Stunden eine Nachtragsdiskussion zu führen, fühlt sich unangemessen an - besonders bei einem Kunden, mit dem man gut auskommt.

Der Zeitpunkt ist immer schlecht. Mitten im Projekt will man den Schwung nicht bremsen. Am Ende ist es zu spät, weil die Leistung längst erbracht ist.

Man ist sich nicht sicher. War das jetzt eine Änderung oder eine Präzisierung? Steht das im Angebot oder nur ähnlich? Wer das nicht sofort beantworten kann, sagt im Zweifel nichts.

Und es fällt nicht auf. Ohne projektbezogene Zeiterfassung merkt niemand, dass aus hundert Stunden hundertdreissig geworden sind. Erst die Nachkalkulation zeigt es - Monate später, wenn nichts mehr zu machen ist.

Was nicht abgerechneter Mehraufwand kostet

Dreissig unbezahlte Stunden auf einem Projekt mit hundert kalkulierten senken die Marge von 30 auf 9 Prozent. Die Rechnung dazu:

Ein Projekt ist mit 100 Stunden zu 90 Euro kalkuliert, also 9.000 Euro. Bei einem Personalkostensatz von 63 Euro liegen die Kosten bei 6.300 Euro, die Marge bei 2.700 Euro oder 30 Prozent.

Jetzt kommen 30 Stunden Mehraufwand dazu, die niemand abrechnet:

Aus 30 Prozent sind 9 geworden. Und wie im Artikel zum Stundensatz beschrieben: Bei einem Gemeinkostenzuschlag von 25 Prozent liegt die Nulllinie bei rund 20 Prozent Projektmarge. Dieses Projekt hat den Betrieb also nicht getragen - obwohl niemand einen Fehler gemacht hat und der Kunde zufrieden war.

Umgekehrt: Hätte man 20 der 30 Stunden abgerechnet, wären es 1.800 Euro mehr. Das ist mehr, als die meisten Betriebe mit einer Preiserhöhung über ein ganzes Jahr erreichen.

Wie man Nachträge durchsetzt, ohne den Kunden zu verlieren

Den Umfang so beschreiben, dass Abweichung erkennbar wird. «Konzeption und Umsetzung» lässt sich nicht überschreiten, weil es keine Grenze hat. «Konzeption inklusive zwei Abstimmungsterminen und zwei Korrekturschleifen» hat eine - und wenn die dritte Schleife kommt, ist das keine Auslegungsfrage mehr, sondern ein Fakt.

Das ist der wirksamste Punkt der ganzen Liste, und er kostet beim Angebotschreiben zehn Minuten.

Mehraufwand ansprechen, wenn er entsteht, nicht wenn er weh tut. Der Satz muss nicht hart sein. «Das können wir gern machen - das sind etwa drei Stunden zusätzlich, ich nehme sie in den Nachtrag auf» ist eine Feststellung, keine Konfrontation. Fast alle Kunden sagen ja. Der Ärger entsteht nicht durch Nachträge, sondern durch Nachträge, von denen der Kunde erst auf der Schlussrechnung erfährt.

Stunden aufs Projekt buchen, nicht auf den Kunden. Wer nur weiss, dass jemand acht Stunden für die Firma Meier gearbeitet hat, kann nicht sagen, welches Projekt aus dem Ruder läuft. Die Zuordnung ist der Unterschied zwischen «wir haben viel zu tun» und «Projekt 24 ist bei 130 Prozent».

Und mittendrin hinschauen, nicht danach. Bei 60 Prozent verbrauchter Zeit und 40 Prozent erbrachter Leistung kann man noch handeln. Nach der Abnahme kann man nur noch feststellen.

Die Sonderfälle

Pauschalprojekte. Hier ist der Erlös fest, jeder Mehraufwand geht direkt von der Marge ab. Deshalb ist die Umfangsbeschreibung dort nicht wichtig, sondern existenziell. Ohne klare Grenze ist eine Pauschale eine unbegrenzte Zusage zu einem begrenzten Preis.

Der langjährige Kunde. Bei ihm fällt das Ansprechen am schwersten und wirkt am stärksten - meistens hat sich über Jahre eine Menge unbezahlter Selbstverständlichkeiten angesammelt. Der Weg dorthin führt nicht über eine Nachforderung für Vergangenes, sondern über das nächste Angebot mit klarem Umfang.

Der eigene Fehler. Wenn Mehraufwand entstanden ist, weil man selbst etwas übersehen hat, ist es kein Nachtrag. Das gehört getragen - und in die Kalkulation des nächsten ähnlichen Projekts.

Wie Sie bei Nachträgen anfangen

Nehmen Sie das letzte abgeschlossene Projekt und schätzen Sie, wie viele Stunden darin nicht kalkuliert und nicht abgerechnet waren. Die meisten liegen bei zehn bis zwanzig Prozent, ohne es je gemessen zu haben.

Schreiben Sie in das nächste Angebot eine Zahl, die eine Grenze setzt: Termine, Schleifen, Seiten, Quadratmeter - irgendetwas Zählbares. Eine einzige Zahl reicht.

Und sprechen Sie den nächsten Mehraufwand an, sobald er auftaucht. Nicht um zu streiten, sondern um festzuhalten. Sie werden überrascht sein, wie selten jemand widerspricht.

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In Pulse sehen Sie die erfassten Stunden je Projekt jederzeit gegen den kalkulierten Umfang - nicht erst in der Nachkalkulation. Nachträge werden als eigene Positionen ins Angebot oder direkt in die Rechnung übernommen, mit Bezug zum Projekt.