Was ein Stundensatz wirklich decken muss

Die häufigste Art, einen Stundensatz zu bestimmen, ist ein Blick auf den Wettbewerb. Man schaut, was andere nehmen, legt etwas drauf oder zieht etwas ab, und fertig ist die Preisliste.

Das ist nicht grundsätzlich falsch - der Markt setzt Grenzen, die man nicht ignorieren kann. Aber es beantwortet die falsche Frage. Der Marktpreis sagt, was man verlangen kann. Er sagt nichts darüber, was man verlangen muss, um nicht draufzuzahlen.

Diese zweite Zahl kennen erstaunlich wenige Betriebe. Und sie ist die einzige, die man ausrechnen kann.

Warum die naheliegende Rechnung nicht funktioniert

Sie geht meistens so: Jemand verdient 5.500 Euro im Monat, das sind 66.000 im Jahr, geteilt durch rund 1.800 Arbeitsstunden ergibt etwa 37 Euro. Also kostet die Stunde 37 Euro, und alles darüber ist Gewinn.

An dieser Rechnung stimmen beide Zahlen nicht.

Der Zähler ist zu klein. Auf das Bruttogehalt kommen Arbeitgeberbeiträge, Versicherungen, Weiterbildung, Ausstattung, Arbeitsplatz, Software. Je nach Land und Ausstattung landet man bei einem Faktor zwischen 1,3 und 1,8.

Und der Nenner ist zu gross. 1.800 Stunden sind die bezahlten Stunden, nicht die verkaufbaren. Urlaub, Feiertage, Krankheit, interne Besprechungen, Weiterbildung, Angebote schreiben, Rechnungen stellen, Akquise - nichts davon zahlt ein Kunde.

Beide Fehler wirken in dieselbe Richtung. Deshalb liegt der so berechnete Satz nicht ein bisschen daneben, sondern um die Hälfte.

Wie man einen Stundensatz richtig berechnet

Sie hat vier Schritte, und man braucht sie einmal im Jahr.

Schritt 1: Was eine Mitarbeiterin wirklich kostet

Bruttogehalt plus alles, was daran hängt. Für unser Beispiel:

Aus 66.000 sind 87.000 geworden - Faktor 1,32, und das ist ein sparsames Beispiel.

Schritt 2: Wie viele Stunden verrechenbar sind

Hier wird es unbequem, weil die Zahl kleiner ausfällt, als man denkt.

Die 450 Stunden interne Zeit sind der Posten, über den man streiten kann. Bei einem Monteur, der morgens rausfährt und abends zurückkommt, sind es weniger. Bei einer Beraterin, die Angebote schreibt und Kunden akquiriert, sind es mehr. Aber null sind es nie, und genau null wird meistens gerechnet.

Schritt 3: Der Personalkostensatz

87.000 geteilt durch 1.373 ergibt 63,36 Euro.

Wichtig: Das ist noch nicht die Nulllinie. Diese Zahl deckt genau eine Person und sonst nichts - kein Büro, keine Buchhaltung, keine Geschäftsführung. Wer zu 63,36 verkauft, zahlt drauf.

Verglichen mit den 37 Euro aus der naheliegenden Rechnung ist es trotzdem schon fast das Doppelte.

Schritt 4: Gemeinkosten und Gewinn

Der Kostensatz deckt nur diese eine Person. Nicht gedeckt sind: Geschäftsführung, Buchhaltung, Miete, Versicherungen des Betriebs, Fahrzeuge, Zinsen, Forderungsausfälle.

Diese Gemeinkosten werden üblicherweise über einen Zuschlag auf die produktiven Stunden verteilt. Wie hoch er ausfällt, hängt stark vom Betrieb ab - 15 Prozent bei einem schlanken Einzelbüro, 40 Prozent und mehr bei einem Betrieb mit Verwaltung, Lager und Fuhrpark.

Bei 25 Prozent Gemeinkosten:

63,36 × 1,25 = 79,20 Euro

Das ist die Nulllinie. Hier verdient der Betrieb nichts, aber er zahlt auch nicht drauf.

Mit 10 Prozent Gewinnaufschlag:

79,20 × 1,10 = 87,12 Euro

Das ist der Satz, der den Betrieb trägt. Nicht 37.

Warum die Nachkalkulation mit der kleineren Zahl rechnet

Das führt zu einer Unterscheidung, die leicht übersehen wird und teuer werden kann.

Die Nachkalkulation eines einzelnen Projekts rechnet mit dem Personalkostensatz - also den 63,36, ohne Gemeinkosten. Das ist richtig so: Miete, Buchhaltung und Geschäftsführung lassen sich keinem einzelnen Projekt sinnvoll zurechnen. Jeder Verteilschlüssel wäre willkürlich und würde die Projekte untereinander unvergleichbar machen.

Die Folge: Die Marge aus der Nachkalkulation steht vor Gemeinkosten. Ein Projekt mit zwölf Prozent Marge trägt sich nicht automatisch - es trägt sich nur, wenn die Summe aller Projektmargen am Jahresende die Gemeinkosten deckt.

Als Faustregel: Liegt der Gemeinkostenzuschlag bei 25 Prozent, muss ein Projekt rund 20 Prozent Marge bringen, um überhaupt die Nulllinie zu erreichen. Alles darunter zehrt an der Substanz, auch wenn in der Auswertung eine positive Zahl steht.

Was ein zu niedriger Stundensatz anrichtet

Der Marktpreis liegt womöglich darunter. Dann hat man ein Problem - aber ein bekanntes. Wer weiss, dass er unter seinen Kosten verkauft, kann entscheiden: Kosten senken, Auslastung erhöhen, Preise durchsetzen oder das Segment verlassen. Wer es nicht weiss, entscheidet gar nichts.

Rabatte kosten mehr, als sie aussehen. Zehn Prozent Nachlass auf 87,12 Euro sind 8,71 Euro. Der Gewinnanteil beträgt 7,92 Euro. Ein Rabatt von zehn Prozent löscht also nicht ein Zehntel der Marge, sondern die gesamte - und ein Stück darüber hinaus.

Auslastung wirkt stärker als der Preis. Steigen die verrechenbaren Stunden von 1.373 auf 1.500, fällt der Kostensatz auf 58 Euro. Das sind acht Prozent mehr Marge, ohne mit einem einzigen Kunden über Geld zu sprechen.

Wie Selbständige ihren Stundensatz berechnen

Die Rechnung gilt genauso, mit zwei Unterschieden.

Das Gehalt ist eine Entscheidung, keine Vorgabe. Setzen Sie an, was Sie verdienen wollen - nicht, was übrig bleibt. Der Rest der Rechnung sagt Ihnen dann, ob der Markt das hergibt.

Der Anteil interner Zeit ist höher. Wer alles allein macht - Akquise, Angebote, Buchhaltung, Weiterbildung, die eigene Website - kommt selten über 1.100 bis 1.300 verrechenbare Stunden. Wer mit 1.800 rechnet, hat sich um ein Drittel verrechnet.

Und die Altersvorsorge gehört in die Vollkosten. Bei Angestellten steckt sie im Arbeitgeberanteil, bei Selbständigen wird sie gern vergessen - und fehlt dann dreissig Jahre später.

Wie man einen Tagessatz berechnet

Wer in Tagen abrechnet, umgeht die Rechnung nicht, er versteckt sie nur. Ein Tagessatz von 1.200 Euro klingt nach viel. Bei acht Stunden sind es 150 pro Stunde - bei zehn nur noch 120.

Und die entscheidende Frage bleibt dieselbe: Wie viele Tage im Jahr verkauft man tatsächlich? Bei 220 Arbeitstagen minus Urlaub, Krankheit und interner Zeit landet man oft bei 150 bis 170 verkauften Tagen. 1.200 mal 160 sind 192.000 Euro Umsatz - daraus muss alles bezahlt werden, was oben in der Tabelle steht.

Wie Sie Ihren Stundensatz überprüfen

Rechnen Sie die Tabelle einmal für sich selbst durch. Eine Stunde, ein Blatt Papier. Die Zahl am Ende ist entweder beruhigend oder unbequem - beides ist besser als keine Zahl.

Vergleichen Sie sie mit dem, was Sie tatsächlich abrechnen. Nicht mit der Preisliste, sondern mit dem, was nach Rabatten und nicht abgerechneten Stunden übrig bleibt.

Und prüfen Sie die Annahme zur internen Zeit an echten Daten. Wer Stunden projektbezogen erfasst, sieht am Jahresende schwarz auf weiss, wie viel verrechenbar war. Das ist die einzige Zahl in der Rechnung, die man nicht schätzen muss.

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In Pulse hinterlegen Sie den internen Kostensatz je Person mit Gültigkeitsdatum - auch rückwirkend. Die Nachkalkulation rechnet dann mit dem Satz, der zum Zeitpunkt der Leistung galt, nicht mit dem heutigen.